Kontinuierliche Verbesserung: Umsetzung eines Daily-KAIZEN™-Programms

Warum ist die Einführung von Daily-KAIZEN™ entscheidend für den Aufbau einer KAIZEN™-Kultur?

Die Praxis der kontinuierlichen Verbesserung in Organisationen basiert auf der Etablierung einer KAIZEN™-Kultur, indem Verhaltensweisen und Überzeugungen der Beschäftigten verändert werden. Einer der Grundpfeiler dieser Transformation ist die Einführung eines Daily-KAIZEN™-Programms.

Daily-KAIZEN™ ist ein Programm zur Förderung von KAIZEN™-Verhaltensweisen in natürlichen Teams auf allen Ebenen – bei Teamleitungen ebenso wie bei Teammitgliedern. Es konzentriert sich auf die Entwicklung von Menschen, die strukturierte Problemlösung und nachhaltige Verbesserungen. Ein Team sowie eine Teamleitung sollten unabhängig von Hierarchieebene oder Fachbereich beteiligt sein. Jedes teambasierte Fachgebiet mit einem prozessorientierten Arbeitsablauf, das ein bestimmtes Ergebnis erzeugt und auf die Verbesserung von Resultaten, Teamführung und Arbeitsumfeld abzielt – beispielsweise Logistik, Service, Entwicklung, Innovation, Marketing oder Vertrieb – kann am Daily-KAIZEN™-Programm teilnehmen.

In vielen Teams können Teamleitungen ihre Aufgaben nicht wirksam erfüllen, weil sie weder ausreichend Zeit für Führung und Unterstützung noch für Verbesserungsaktivitäten haben. Der erste Schritt besteht daher darin, die Kompetenzen der Teamleitungen in den Bereichen Problemlösung, kontinuierliche Verbesserung sowie Teamführung und -einbindung zu entwickeln. Dies bildet den Ausgangspunkt für die Einführung des Daily-KAIZEN™-Programms.

Wie ist das Daily-KAIZEN™-Programm organisiert?

Die Umsetzung des Programms erfolgt auf Basis eines Roadmaps, die in der Regel in Sprints organisiert ist. Dabei sollen sowohl bei den Führungskräften als auch bei den Teammitgliedern schrittweise Kompetenzen im Rahmen der Verbesserungsreise aufgebaut werden.

Daily-KAIZEN™-Planung

Zu Beginn der Roadmap steht die Daily-KAIZEN™-Planung, bei der eine Readiness-Analyse durchgeführt wird, um zu beurteilen, ob die Teams bereit sind, tägliche Managementpraktiken umzusetzen. Dabei wird geprüft, ob die Organisation in natürliche Teams entlang von Wertströmen unterteilt ist, wie die Meeting-Kaskaden strukturiert sind und ob die Führungsspanne der Teamleitungen angemessen ist.

Daily Management

Der erste Sprint der Roadmap widmet sich dem Daily Management. Hier sollen Teamleitungen die erlernten KAIZEN™-Führungsprinzipien und Fähigkeiten einsetzen, um alle Teammitglieder in häufige, kontinuierliche Verbesserungsmaßnahmen einzubinden. In täglichen Team-Meetings und mithilfe visueller Teamtafeln identifizieren sie Probleme, setzen Ziele, kontrollieren Gemba-KPIs und leiten sofort Gegenmaßnahmen ein.

Standardisierung

Im zweiten Sprint – Standardisierung – werden verbesserte Arbeitsstandards eingeführt, um zuvor identifizierte Probleme zu beheben. Dabei kommen Werkzeuge wie 5S, Standard Work, Kamishibai, Gemba Walks und die Help Chain zum Einsatz.

Training und Coaching

Der nächste Sprint bezieht sich auf Training und Coaching, insbesondere die Definition von Arbeitsanweisungen, der Improvement Kata und der Coaching Kata – Routinen, die sowohl Teams als auch Führungskräften helfen, neue Verbesserungsgewohnheiten und -fähigkeiten zu entwickeln.

Advanced Problem Solving

Abschließend folgt der Sprint Advanced Problem Solving, bei dem Werkzeuge wie Auto Quality Matrix and Means, A3 Problem Solving sowie fortschrittliche digitale Plattformen zur Steuerung von KPIs eingesetzt werden.

Während des gesamten Prozesses sollten Organisationen die Standardarbeit der Führungskräfte regelmäßig überprüfen, um Ressourcen gezielt einzusetzen und zu verstehen, wie Führungskräfte die Beziehungen zum Team verbessern und gleichzeitig eine Kultur der Offenheit für Veränderung fördern können.

Warum sind visuelle Tafeln so wichtig?

Der Einsatz von Leistungs- und Problemlösungstafeln – ob virtuell oder physisch – ist entscheidend für den Erfolg des Daily-KAIZEN™-Programms. Sie ermöglichen die Visualisierung von KPIs zur Ableitung konkreter Gegenmaßnahmen, verbessern die Arbeitsorganisation und -planung und unterstützen die dynamische Anwendung des PDCA-Modells (Plan, Do, Check, Act).

Gleichzeitig besteht das Risiko, dass Tafeln überladen sind, zu groß werden oder Maßnahmen unstrukturiert darstellen.

Visuelle Tafeln sind dann wirkungsvoll gestaltet, wenn sie es natürlichen Teams ermöglichen, folgende fünf Fragen zu beantworten:

• Erkennen wir in drei Sekunden, ob wir erfolgreich sind?
• Wie entwickelt sich die Kennzahl im Zeitverlauf?
• Welche Maßnahmen ergreifen wir täglich?
• Was sind die Hauptursachen im Zeitverlauf?
• Wie können wir ein systemisches Problem mit wirksamen Gegenmaßnahmen nachhaltig lösen?

Weitere Daily-KAIZEN™-Fähigkeiten, die in Teammeetings mithilfe visueller Tafeln gefördert werden sollten, sind:

• Teamarbeitsplanung
• Umsetzung von Standard Work
• Anwendung von Arbeitsanweisungen zur Einarbeitung neuer Mitarbeitender
• Verbesserung der Arbeitsbeziehungen

Beispiel einer Tafel:

Warum brauchen wir ein Daily-KAIZEN™-Programm?

Das Ziel der Einführung eines Daily-KAIZEN™-Programms besteht darin, die Unternehmenskultur von einer traditionellen hin zu einer KAIZEN™-Kultur zu transformieren und den Anteil der Organisation stetig zu erhöhen, der aktiv an Verbesserungen arbeitet.

Eine traditionell geführte Organisation ist häufig durch unstrukturiertes „Feuerlöschen“ geprägt: Wiederkehrende Probleme werden nicht nachhaltig gelöst, es gibt einen hohen Anteil an Muda (nicht-wertschöpfenden Tätigkeiten), und Verbesserungen lassen sich schwer dauerhaft verankern.

Das Daily-KAIZEN™-Programm setzt genau hier an – mit dem Ziel, dieses Umfeld in eine KAIZEN™-Verbesserungskultur zu überführen. Grundlage sind Problemlösung, visuelles Management, Standardisierung, kontinuierliche Verbesserung und die Weiterentwicklung der Teammitglieder.

Haben Sie noch Fragen zum Daily-KAIZEN™-Programm?

Was ist Daily Management?

Daily Management bezeichnet die Einführung strukturierter Routinen und Praktiken zur systematischen Überwachung von Teams. Dabei werden Abweichungen und deren Ursachen analysiert sowie Verbesserungspotenziale identifiziert – mit dem Ziel, eine Kultur der täglichen kontinuierlichen Verbesserung zu schaffen, in der alle Mitarbeitenden bereichsübergreifend jeden Tag aktiv mitwirken.

Was ist Standardisierung?

Standardisierung ist ein Werkzeug der kontinuierlichen Verbesserung, das die Dokumentation der jeweils besten bekannten Methode für eine bestimmte Tätigkeit umfasst – also der derzeit einfachste, sicherste und zuverlässigste Weg, eine definierte Qualitätsanforderung zu erfüllen. Sobald ein Standard etabliert ist, kann er weiterentwickelt werden und bildet die Grundlage für neue Standards.

Was ist Advanced Problem Solving?

Advanced Problem Solving ist die Fähigkeit, komplexe Herausforderungen – etwa die Reduktion von Verschwendung – systematisch zu lösen. Hierbei kommen bereichsübergreifende Teams sowie digitale Werkzeuge zum Einsatz, um nachhaltige und effektive Lösungen zu schaffen.